Στην κατεύθυνση της ψηφιακής μεταρρύθμισης και της απλοποίησης των διοικητικών διαδικασιών, το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης εξέδωσε εγκύκλιο με οδηγίες για τη νέα διαδικασία ηλεκτρονικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών από δημόσιους φορείς μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας (ΚΕ.Δ.) ή της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης (ΕΨΠ – gov.gr).
Τι αλλάζει με τη νέα εγκύκλιο
Η εγκύκλιος βασίζεται στον νόμο 5099/2024 και καθορίζει ότι πλέον συγκεκριμένα δικαιολογητικά μπορούν να αναζητούνται αυτεπάγγελτα και ηλεκτρονικά, χωρίς να απαιτείται η υποβολή τους από τον πολίτη. Αυτό διευκολύνει τους πολίτες, επιταχύνει τις διοικητικές διαδικασίες και αυξάνει τη διαφάνεια και τη διαλειτουργικότητα μεταξύ των υπηρεσιών.
Κατά την έναρξη εφαρμογής, τα εξής δικαιολογητικά διατίθενται:
• Πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης
• Πιστοποιητικό γέννησης
Η λίστα θα εμπλουτίζεται συνεχώς και θα είναι διαθέσιμη:
• στο gov.gr → Ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών
• στην πλατφόρμα: aftepaggelti.services.gov.gr
Ποιοι υποχρεούνται
Όλοι οι φορείς του δημόσιου τομέα που εμπίπτουν στην παρ. Α’ του άρθρου 14 του ν. 4270/2014, όταν διεκπεραιώνουν διοικητικές διαδικασίες για τις οποίες απαιτούνται τα συγκεκριμένα δικαιολογητικά, οφείλουν να αξιοποιούν τη νέα διαδικασία αυτεπάγγελτης αναζήτησης.
Τρόποι ηλεκτρονικής αναζήτησης
Η αυτεπάγγελτη αναζήτηση μπορεί να γίνει:
Μέσω του ΚΕ.Δ.: Σε πραγματικό χρόνο, ως δεδομένα προς χρήση σε πληροφοριακά συστήματα.
Μέσω της ΕΨΠ: Οι υπάλληλοι εισέρχονται στην εφαρμογή με κωδικούς δημόσιας διοίκησης και επιλέγουν το δικαιολογητικό και τη σχετική διαδικασία.
Μέσω των θυρίδων φορέων: Για όσους φορείς διαθέτουν θυρίδες στην gov.gr.
Ειδικά για τους δήμους, επισημαίνεται ότι η αναζήτηση θα γίνεται αποκλειστικά μέσω θυρίδων.
Ποιες είναι οι προϋποθέσεις
Για να είναι δυνατή η αυτεπάγγελτη αναζήτηση:
• Το δικαιολογητικό πρέπει να είναι ενταγμένο στο Μητρώο Δικαιολογητικών (Μη.Δικ.).
• Οι πληροφορίες του να τηρούνται ψηφιακά και να είναι αντλήσιμες μέσω ΚΕ.Δ.
• Η σχετική διοικητική διαδικασία να έχει δημοσιευθεί στο Εθνικό Μητρώο Διοικητικών Διαδικασιών (ΜΙΤΟΣ).
Αν η ηλεκτρονική αναζήτηση αποτύχει (π.χ. λόγω ελλιπών στοιχείων), ο υπάλληλος καταγράφει το σφάλμα στην εφαρμογή και είτε περιμένει διόρθωση είτε προχωρά στην αναζήτηση με κάθε πρόσφορο τρόπο, όπως απευθείας επικοινωνία με την εκδούσα αρχή.
Πειθαρχική Ευθύνη
Η μη νόμιμη αναζήτηση συνιστά πειθαρχικό παράπτωμα, με αυστηρές κυρώσεις για υπαλλήλους που χρησιμοποιούν την πρόσβαση για ιδιωτικό όφελος. Οι αρμόδιες υπηρεσίες μπορούν να ανακαλέσουν την πρόσβαση και να κινήσουν διαδικασίες πειθαρχικού ελέγχου.